Katriens Pony Club verwerkt persoonsgegevens van deelnemers en hun ouders om lessen te kunnen organiseren, contact te houden en de administratie van de club te voeren. Hieronder lees je kort samengevat wat dat betekent, en daaronder de volledige tekst: welke gegevens we verwerken, waarom, hoe lang we ze bewaren en welke rechten je hebt.
Kort samengevat
We verzamelen niet meer dan we nodig hebben: naam en contactgegevens van je kind en van jou, wat er tijdens de lessen gebeurt, en wat er betaald is. Gezondheidsgegevens verwerken we alleen als je die zelf met ons deelt en er uitdrukkelijk toestemming voor geeft — bijvoorbeeld een allergie waar we tijdens een kampje rekening mee moeten houden.
Voor foto's vragen we per kanaal apart toestemming. Een foto die we naar jou sturen is iets anders dan een foto op deze website, en je mag voor elk kanaal apart ja of nee zeggen. Nee zeggen heeft geen enkel gevolg voor de deelname van je kind, en je kunt een gegeven toestemming altijd intrekken.
De volledige privacyverklaring
Katriens Pony Club, feitelijke vereniging met maatschappelijke zetel te Henri Corbeelsplein 10, 3012 Wilsele, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring. De activiteiten van de club vinden plaats in de Zijpstraat (naast nummer 125), 3020 Herent.
Contactgegevens
Katriens Pony Club
Henri Corbeelsplein 10, 3012 Wilsele
Tel.: +32 498 72 42 20
E-mail: katriensponyclub@gmail.com
Waarom worden de gegevens bewaard?
Je persoonsgegevens worden door Katriens Pony Club verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:
- voor lidmaatschap bij Katriens Pony Club (uitvoering overeenkomst en/of wettelijke verplichting);
- voor lidmaatschap en verzekering bij Paardensport Vlaanderen (uitvoering overeenkomst);
- om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van Katriens Pony Club;
- voor het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen (gerechtvaardigd belang);
- om je te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is (uitvoering overeenkomst);
- om veilig en verantwoord met je kind te kunnen omgaan tijdens de activiteiten, rekening houdend met gezondheidsgegevens die je zelf met ons deelt (toestemming);
- om tijdens een kampje foto's te delen met de ouders van de deelnemende kinderen, via een besloten groep die na afloop wordt afgesloten (toestemming);
- beeldmateriaal (sfeerbeelden): voor sportpromotionele doeleinden en promotie van de club (toestemming). Hiervoor wordt per kanaal een aparte, uitdrukkelijke toestemming gevraagd aan de individuele leden via hun ouders of voogd. Een toestemming voor een bepaald kanaal (bijvoorbeeld sociale media) geldt niet automatisch voor een ander kanaal (bijvoorbeeld de publieke website). Toestemming kan op elk moment worden ingetrokken.
Welke gegevens worden verwerkt?
Voor de bovenvermelde doelstellingen kunnen wij volgende persoonsgegevens vragen, opslaan, verzamelen en verwerken:
- persoonlijke identiteitsgegevens: naam, voornaam, adres, telefoonnummer(s) en e-mail;
- persoonlijke kenmerken: geslacht, geboortedatum en nationaliteit;
- gegevens over de gezondheid van je kind, uitsluitend voor zover je die zelf met ons deelt omdat ze van belang zijn tijdens een activiteit (bijvoorbeeld een allergie, medicatie of gevoeligheid voor de zon). Deze gegevens verwerken wij enkel met je uitdrukkelijke toestemming, ze zijn alleen toegankelijk voor de lesgever die je kind begeleidt, en ze worden kort na de activiteit verwijderd;
- beeldmateriaal (foto's en/of video's) (enkel met aparte expliciete toelating).
We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.
Waar verzamelt Katriens Pony Club de gegevens?
De gegevens worden verzameld via papieren en digitale formulieren en lijsten voor de ledenadministratie, via de formulieren op onze website en via rechtstreeks contact per e-mail, telefoon of bericht. Wat je in het aanmeldingsformulier invult, komt rechtstreeks terecht in onze eigen administratieve databank. Het jaarlijkse toestemmingsformulier bereik je via een persoonlijke link die wij je per e-mail bezorgen. Wat je daar invult, komt eerst in een aparte databank terecht die wij nakijken voordat we ze verwerken. Zo blijft je oorspronkelijke antwoord bewaard naast wat wij eruit overnemen. Voor het lidmaatschap en de verzekering worden ze vervolgens ingebracht in de online databank van Paardensport Vlaanderen. Deze databank wordt ook gebruikt door de Koninklijke Belgische Ruitersportfederatie vzw (KBRSF) en de Ligue Equestre Wallonie Bruxelles (LEWB). Voor de privacyverklaring van de ruitersportfederaties: zie respectievelijk www.paardensport.vlaanderen, www.equibel.be en www.lewb.be.
Beeldmateriaal wordt verzameld tijdens clubactiviteiten en bewaard op een datadrager van een clubverantwoordelijke.
Wie verwerkt binnen Katriens Pony Club de gegevens?
De gegevens worden binnen onze club verwerkt door Hans Vos, secretaris van de vereniging.
Wie krijgt de gegevens?
Via de ledenadministratie door onze club in de online databank van Paardensport Vlaanderen komen de gegevens terecht bij de ruitersportfederaties.
De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo maken wij gebruik van een derde partij (verwerker) voor:
- Google Ireland Limited en Google LLC (Gmail voor het e-mailverkeer, Google Sheets en Google Drive voor de administratie. Google Forms werd tot september 2026 gebruikt voor het jaarlijkse toestemmingsformulier. Dat formulier verloopt sindsdien via onze eigen website, dus nieuwe antwoorden komen niet meer bij Google terecht. Antwoorden van voor die datum staan nog in Google Sheets, tot wij ze verwijderen);
- Notion Labs, Inc. (de administratieve databank waarin de leden-, planning- en financiële administratie van de club wordt bijgehouden);
- Jotta AS (Jottacloud): opslag en back-up van administratieve bestanden van de club, waaronder de rekeninguittreksels waarop namen en betalingen voorkomen. De gegevens worden opgeslagen in Noorwegen, binnen de Europese Economische Ruimte;
- Vercel Inc. (het hosten en beschikbaar stellen van onze website. Op hun infrastructuur draaien ook de functies die een ingevuld aanmeldingsformulier of toestemmingsformulier doorsturen naar onze administratieve databank. Die functies worden uitgevoerd in Frankfurt);
- HostYou BV en Openprovider (de registratie en het technische beheer van onze domeinnaam katriensponyclub.be. Bij hen worden geen persoonsgegevens van deelnemers of ouders bewaard);
- Paardensport Vlaanderen, de Koninklijke Belgische Ruitersportfederatie vzw (KBRSF) en de Ligue Equestre Wallonie Bruxelles (LEWB), voor het lidmaatschap en de sportverzekering;
- Meta Platforms (WhatsApp): tijdens een kampje delen wij foto's in een besloten groep met de ouders van de deelnemende kinderen. Die groep wordt na afloop van het kampje afgesloten. Meta treedt hierbij op als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke voor het berichtenverkeer; wij hebben met Meta geen verwerkersovereenkomst. Deelname aan die groep gebeurt uitsluitend met je toestemming en is nooit verplicht.
Met Notion, Vercel en Jotta AS hebben wij een verwerkersovereenkomst. Die maakt deel uit van hun algemene voorwaarden en is door ons aanvaard bij het gebruik van hun diensten. Daarin worden de nodige afspraken gemaakt om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen. Met Google en met Meta hebben wij zo'n overeenkomst niet. Bij Meta gaat het uitsluitend om de besloten fotogroep tijdens een kampje, waarvoor je apart toestemming geeft. Bij Google gaat het om ons e-mailverkeer en om de bestanden van de administratie, waarvoor wij een gewoon Google-account gebruiken.
Verder zullen wij de verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is, zoals bv. in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek.
Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien je ons hier toestemming voor geeft. Deze toestemming kan te allen tijde ingetrokken worden, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.
Een aantal van onze dienstverleners is gevestigd in de Verenigde Staten of maakt gebruik van infrastructuur buiten de Europese Economische Ruimte. Het gaat om Google, Notion en Vercel. Daar komt Meta bij wanneer je ervoor kiest deel te nemen aan de besloten groep tijdens een kampje. Voor de doorgifte naar Google, Notion en Vercel steunen wij op het adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie van 10 juli 2023 inzake het EU-VS Data Privacy Framework, waarbij deze ondernemingen zijn gecertificeerd. Voor het gebruik van WhatsApp steunen wij op je uitdrukkelijke toestemming; dat kanaal is nooit verplicht en je kunt op elk moment vragen om er geen gebruik meer van te maken. Waar dat kader niet of niet langer van toepassing zou zijn, gebeurt de doorgifte op basis van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Buiten deze gevallen verstrekken wij geen persoonsgegevens aan partijen buiten de Europese Economische Ruimte.
Statistieken over het bezoek aan onze website
Op onze website draait Vercel Web Analytics, een teller die ons laat zien hoeveel mensen welke pagina bekijken. Die teller gebruikt geen cookies. Er wordt geen IP-adres bewaard. Een bezoeker wordt herkend aan een code die uit het binnenkomende verzoek berekend wordt en die na 24 uur verdwijnt. Per paginabezoek registreren wij het tijdstip, de bekeken pagina, de verwijzende website, het land en de stad, het besturingssysteem, de browser en het soort toestel. Wij kunnen daaruit niet afleiden wie je bent. Voor deze teller is geen toestemming nodig, omdat er niets op je toestel geplaatst of uitgelezen wordt.
Hoelang worden de gegevens bewaard?
Katriens Pony Club bewaart de bovenvermelde persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt, dan wel op grond van de wet is vereist. Concreet hanteren wij de volgende termijnen:
- gegevens uit de leden- en deelnemersadministratie: tot 5 jaar na het einde van het laatste jaar waarin je aan onze activiteiten hebt deelgenomen;
- boekhoudkundige en financiële gegevens: 7 jaar, conform de wettelijke bewaarplicht;
- gegevens van het vrijwilligersregister: zolang de wettelijke verplichting dat vereist;
- aanvragen en contactgegevens van gezinnen die geen lid zijn geworden: tot 1 jaar na het laatste contact;
- beeldmateriaal: tot je de toestemming intrekt, waarna het uit onze kanalen wordt verwijderd.
Na het verstrijken van deze termijnen worden de gegevens verwijderd of geanonimiseerd.
Hoe worden de gegevens beveiligd?
Katriens Pony Club neemt de bescherming van je gegevens ernstig en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Volgende passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:
- alle personen die namens Katriens Pony Club van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
- documenten en papieren lijsten voor de ledenadministratie worden zorgvuldig bewaard opdat anderen dan de personen die de gegevens verwerken en bewaren er geen kennis van kunnen nemen;
- we hanteren een gebruikersnaam- en wachtwoordbeleid op al onze apparaten waarmee wij toegang hebben tot de online databank van Paardensport Vlaanderen;
- de toegang tot de online databank van Paardensport Vlaanderen is beveiligd met een gebruikersnaam en wachtwoord;
- we testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
- onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens;
- de toegang tot onze digitale administratie is beveiligd met persoonlijke accounts, sterke wachtwoorden en tweestapsverificatie waar de dienst dat toelaat;
- het aantal personen met toegang tot de administratie wordt bewust beperkt tot wie de gegevens nodig heeft voor de werking van de club;
- onze website verloopt via een beveiligde verbinding (https).
Hoe is de uitoefening van je rechten georganiseerd?
Je hebt recht op inzage, kopie, aanpassing of het wissen van de persoonsgegevens die wij ontvangen hebben. Via de hoger vermelde contactgegevens kan je ons hiervoor contacteren.
Tevens kan je bezwaar indienen tegen de verwerking van je persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers.
Je hebt ook het recht om de verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in jouw opdracht direct aan een andere partij. Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gevolg kunnen geven aan voornoemde verzoeken.
Er dient wel voor ogen te worden gehouden dat Katriens Pony Club in bepaalde gevallen niet verplicht zal zijn om gevolg te geven aan het verzoek tot inzage, aanpassing, verwijdering of overdraging, bv. omwille van wettelijke verplichtingen, redenen van algemeen belang (bewaren, statistische analyse, wetenschappelijk of historisch onderzoek), voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering of de gerechtvaardigde uitoefening van het recht op vrijheid van meningsuiting en/of informatie.
Klachten
Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen. Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, contact@apd-gba.be, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.
Wijziging privacyverklaring
Katriens Pony Club kan deze privacyverklaring steeds wijzigen. De laatste wijziging gebeurde op 7 september 2026.
Contact
- Katriens Pony Club
- Feitelijke vereniging
- Maatschappelijke zetel: Henri Corbeelsplein 10, 3012 Wilsele
- Activiteiten: Zijpstraat (naast nummer 125), 3020 Herent
- katriensponyclub@gmail.com